İmza sirküleri almak, tüzel kişilik adına yapılacak işlemlerde gerekli olan noter onaylı bir belgedir. Resmi belgede sahtecilik yapılmaması veya tüzel kişinin işlem yapmaya yetkili olan temsilcilerinin imzalarının taklit edilmemesi için alınan ve tüzel kişilik adına yapılacak işlemlerde kullanılır. Günlük hayatta genelde şirketlerin yaptığı işlemlerde imza sirküsü kullanılır.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirkülerinin tanımı, şirketin işlem yapmaya (şirketi temsil etmeye) yetkili temsilcilerinin üç adet farklı ıslak imzasının kopyasını içeren bir belgedir. İmza sirküleri noterde onaylanan bir belgedir ve bu nedenle imza sirkülerinde adı ve imzası bulunan şirket yetkilileri açısın belgenin kullanılmasının bağlayıcılığı vardır. Aynı zamanda imza sirküsü, sirkülerin üzerinde imzasının kopyası bulunan tüzel kişilik yetkililerinin kıdemlerini, sorumluluklarını ve yetkilerini de gösterir.
İmza sirkülerinde tüzel kişilik yetkililerinin üç adet imzasının bulunmasının nedeni, şirket adına yapılacak işlemlerde sahte belge düzenlenmesinin ya da sahte imza ile işlem yapılmasının önüne geçmektir. Şirket adına yapılan işlemlerin noterde düzenlenen ve işlem yapmaya yetkili olan şirket yetkililerinin imzasını içeren imza sirküleri ile yapılması gerekir.
İmza sirkülerinde imzalarının kopyası bulunan şirket yetkilerinin şahsi bilgileri de bulunur. Bu şahsi bilgiler şirket yetkililerinin nüfus bilgileri ve ikametgah adresleridir. Söz konusu şahsi bilgilerin imza sirküleri kullanılırken bir başkasının eline geçmemesi adına şirket için yapılan işlemlerde noter tarafından kopyası olduğu teyit edilmiş bir kopyası kullanılır.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
İmza sirkülerinin kullanımı, ticari faaliyet yürüten tüzel kişilikler için çok önemlidir. Ticari faaliyet gösteren bir işletme veya kurum, şirket adına yürütülecek resmi işlemler için noterden onaylı imza sirküsü alır. Ticari şirketin imzaya yetkili kişilerinin her an şirket adına imza atmak için hazır bulunması ticari hayatın mantığına ve akışına aykırı bir beklentidir. Hatta şirket adına yapılacak bazı işlemlerde ticari şirket yetkililerinin tamamının aynı anda imzası gerekmektedir. Bu tür durumlarda şirketin işlemlerinin daha kısa sürede, ticari hayatın akışına uygun bir şekilde ancak güvenilir biçimde ilerlemesi gerekmektedir. İmza sirküleri, şirket yetkilisinin bizzat olarak imza için işlem anında orada bulunmamasını ancak noter onaylı bir belge olduğu için de yapılan işlemin güvenli şekilde gerçekleşmesini sağlar.
İmza Sirküsü Ne İçin Kullanılır?
İmza sirküleri uygulaması, ticari faaliyet yürüten işletme veya kurumların resmi işlemlerini yürütebilmesi için ortaya çıkmıştır. Ticari şirketin resmi işlemlerinde şirket adına işlem yapılmasını sağlar. Aynı zamanda imza sirküleri üzerinde imzası bulunan şirket yetkilileri adına bağlayıcılığı olduğu için, imza sirküleri olmadan yapılan işlemlerin şirket yetkililerinin bilgisi dahilinde yapılmadığını kanıtını da oluşturur. Sahte imzalarla yapılan işlemler, imza sirküleri olmadan yapıldığı için ticari şirket için bağlayıcılığı yoktur. Şirketin ticari hayattaki varlığı ve sürdürülebilirliği için, yaptığı işlemlerin güvenilirliği için oldukça önemli olan imza sirküsü her basiretli tacirin şirketin tescil edildiği andan beri oluşturması gereken bir belgedir. Örneğin şirket adına tutulan bir avukatın işlem yapabilmesi için şirketin vekalet vermesi gerektiğinde noterle düzenlenen vekaletnamenin arka sayfasında imza sirküleri bulunur. Çünkü şirket adına avukat görevlendirmek bir resmi işlemdir.
İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
İmza sirkülerinin geçerliliği, imza sirkülerinde adı ve imzası bulunan şirket yetkililerinin görev süresiyle bağlantılıdır. İmzaya yetkili olan şirket yetkililerinin herhangi bir nedenle görevlerinin veya yetkilerinin değişmesi durumunda imza sirkülerinin de değişen duruma göre yeniden oluşturulması gerekir. Ancak imza sirküsü üzerinde imzası bulunan ticari şirket yetkililerinin aynı kalması durumunda ise imza sirkülerinin geçerlilik süresi 3 yıldır. 3 yılda ticari şirket yetkililerinde bir değişiklik olmasa da imza sirkülerinin yenilenmesi gerekmektedir.
İmza Sirküleri Nereden Alınır?
İmza sirküleri almak için notere başvurulur. Notere gitmeden önce imza sirküleri alacak olan kişinin; nüfus cüzdanı fotokopisi, adına imza sirküleri alınacak şirketin vergi levhası, adına imza sirküleri alınacak şirketin ticaretin sicil gazetesindeki tescili şeklindeki üç adet belgeyi hazır etmesi gerekmektedir. Bu belgelerle notere gidince iki farklı belgeye en az üç adet imza atmanız istenir, ardından noter belgeleri ve imzaları onayladıktan sonra belgenin bir kopyasını size verir. Noterde onaylama şeklinde yapılan bu işlemin karşılığında belirli bir ücret ödenir. İmza sirküsü için noterde ödenecek ücret, 2022 yılında 150-400 TL arasında değişmekte olup şirketin büyüklüğü veya imza sayısı gibi faktörlere bağlı olarak değişmektedir.
Ayrıca E-İmza Nedir? Nasıl Alınır? Bilgilerine de bakabilirsiniz.